Het nieuwe gemeentehuis van Gouda was het décor voor de verdiepende Masterclass Governance: Stakeholders en Informatieprotocol op 25 november 2016. Het werd een middag met veel nieuwe inzichten over een steeds belangrijker onderwerp voor jouw organisatie. Stakeholders vormen het uitgangspunt voor het MVO-beleid. Maar ook vraagt de samenleving steeds vaker en directer aan organisaties zich te verantwoorden over hoe en welke bijdrage ze leveren. De toezichthouder of commissaris is intermediair tussen samenleving en jouw bedrijf. Een soort geweten. Uit de aard van ons werk als assistant verzorgen wij mede die rol ter ondersteuning van de bestuurder richting commissarissen. Om goed inzicht te hebben in alle krachten die invloed uitoefenen op jouw organisatie en andersom, is het belangrijk om alle belanghebbenden ofwel stakeholders in beeld te hebben. Assistants krijgen een steeds nadrukkelijker taak hierin.
Breed spectrum
Stakeholders zijn personen of organisaties die invloed ondervinden van of zelf invloed uitoefenen op jouw bedrijf, maar ook op een besluit, product of project. Een zeer breed spectrum van invloedsfeer. En van essentieel belang om als organisatie te weten over wie je het dan hebt.
Connie Tanis, werkzaam voor Broers & Partners en Nationaal Register, legde uit hoe je stakeholders in beeld brengt en ermee omgaat. De motieven om stakeholders in kaart te brengen zijn o.a. politieke, maatschappelijke en reputatie. Een recent voorbeeld van politieke motivatie is het manifest dat Hugo Borst heeft gemaakt over de verpleeghuizen. Een initiatief vanuit de samenleving naar de politiek. Een maatschappelijke trend is dat er steeds meer netwerken en ketens ontstaan die weliswaar nauw samenwerken, maar ieder afzonderlijk een groot aantal stakeholders hebben. Maar, die ook elkaar beïnvloeden wanneer er een incident ontstaat.
Door ze eerst te ordenen in prioriteit en vervolgens de diverse belangen te benoemen, weet je wie jouw stakeholders zijn. Sleutelbegrippen bij het managen van stakeholders zijn onder andere communicatie, consultatie, emoties benoemen, risico’s en kansen inschatten, verantwoordelijkheid nemen. Daartoe behandelde zij de 3-M methode: mapping, mobilising en managing van stakeholders waarmee de deelnemers aan de slag gingen.
Early warnings
Het tweede deel van de Masterclass ging over Informatieprotocollen, gepresenteerd door Victor Broers (Victor Broers Consultancy).
Hij benadrukte dat de bestuurder verantwoordelijk is voor de informatievoorziening, die deugdelijk, volledig en betrouwbaar moet zijn. Maar de RvC/RvT heeft zelf ook een eigen verantwoordelijkheid om informatie in te winnen en met stakeholders contact te zoeken. Kortom, niet langer gebaseerd op regels maar principle-based toezicht. Ook de RvT/RvC wordt geacht een eigen oordeel te kunnen vormen over kansen, risico’s en bedreigingen van een organisatie. In alle gevallen moet worden gekeken naar verantwoording t.o.v. de diverse stakeholders. Dan kan het gebeuren dat bij die afweging een dilemma ontstaat omdat de belangen zeer contrair kunnen zijn. Victor Broers: “De omgeving van organisaties verandert steeds sneller, de vraag van de stakeholders ook. Dat betekent een andere impact op de rol van de assistant. Het zal steeds vaker gebeuren dat assistants rechtstreeks met RvT/RvC in dialoog gaan.”
De deelnemers hadden vooraf vragen aangeleverd. Eén daarvan was welke vuistregel er is voor de beoordeling van de documenten die je aanlevert. Is het teveel of te weinig, houd je ze voldoende op afstand of te weinig? Victor lichtte toe dat een onderscheid kan worden gemaakt tussen “harde” en “zachte” gegevens. De rol van big data zal de komende jaren sterk toenemen om zaken als imago, klanten en product goed te kunnen monitoren. De zogenaamde early warnings zoals onderlinge verhoudingen, omgang met interne en externe stakeholders, gedrag of personele gegevens zijn niet in protocollen te vangen. Ze zijn wel relevant voor het managen van de stakeholders en goed toezicht.
Met nieuwe inzichten en boeiende discussies werd deze geslaagde middag afgesloten met een borrel in de lounge van het Goudse gemeentehuis.
Volgende Masterclasses:
April 2017: Hoe bouw je een goed personeelsdossier op?
Juni 2017: Reputatiemanagement